Tschö mit Ö? Die Abschiedsmail im Business

Wer den Job wechselt, egal aus welchen Gründen, sollte sich nicht wortlos durch die Hintertüre verdünnisieren. Ein persönlicher Abschied ist der Königsweg. Allerdings ist der Kollegenkreis oft zu groß, zudem allzu unübersichtlich. Manche sind gerade im Urlaub oder im Home Office. Außerdem gehören Vorgesetzte dazu, eventuell Teams aus anderen Abteilungen und Kunden. Darum ist in 99 von 100 Fällen eine Abschiedsmail sinnvoll. Manchmal mehrere. Die Mails kommen erstens von Herzen und verhindern zweitens, dass ein falscher Eindruck zurück bleibt. Die Mails bieten die Chance, positiv in Erinnerung zu bleiben und sich für die Zusammenarbeit zu bedanken.

Wie man die Gießkanne vermeidet

Oft ist es sogar schneller, mehrere Mails zu schreiben. So können die Menschen in ihrer Rolle angesprochen werden. Der Mailverteiler wird getrennt, beispielsweise nach Kolleg_innen, Kunden und Vorgesetzten. Der Split hat in manchen Fällen einen willkommenen Nebeneffekt. Das Anrede-Thema wird leichter. Schließlich ist man mit Manchen per Du, mit Anderen nicht. Trotzdem will man mit einem Abschiedstext alle erreichen, unabhängig von „Du“ oder „Sie“. Aber es geht auch ohne direkte Ansprache. So zum Beispiel:

„Liebe Kolleginnen und Kollegen, mein Abschied naht. Ich möchte mich sehr herzlich für die tolle Zusammenarbeit bedanken. Heute ist mein letzter Arbeitstag. Voller Dank und Stolz blicke ich zurück auf das, was wir gemeinsam erreicht haben. …“

Was in die Mail gehört

Selbstverständlich sollten sich die Formulierungen nach den Gepflogenheiten des Unternehmens richten. Wie so oft beim Schreiben, sollte man auf übertrieben lange Einleitungen verzichten. Wer klar formuliert, wird schnell zum Thema kommen: den eigenen Abschied, am besten mit genauem Zeitpunkt. Immer gern gelesen: was man an Gutem aus dem Job mitnimmt. Immer hoch interessant: die persönlichen Pläne für die Zukunft.

Auch wenn man nicht weiß, wohin die Reise geht, oder es nicht preisgeben will, lassen sich Formulierungen finden, die das natürliche Interesse an der persönlichen Zukunft befriedigen. Wer seine Abschiedsmail an die Kundschaft richtet, sollte im Sinne des Kunden an diejenigen denken, die den Job übernehmen. Will man selbst erreichbar bleiben, sollte man die eigenen Kontaktdaten nicht vergessen. Verbunden mit dem Wunsch, dass dieser Kontakt gelebt und benutzt wird.

Was nicht in die Mail gehört

Achtung bei Ironie oder Anspielungen. Wer den Text mit einigen Minuten Abstand durchsieht, kann die Gelegenheit nutzen, um eventuell missverständliche Formulierungen zu verbessern. Manche schlafen eine Nacht darüber und prüfen am anderen Tag den eigenen Text kritisch. Kann man den Formulierungen entnehmen, dass der allseitige Dank von Herzen kommt? Sehr gut. Schließlich will man positiv in Erinnerung bleiben. Ist die Mail authentisch? Keine Krokodilstränen, kein Eigenlob, dafür höchst anständige Formulierungen, ebenso diplomatisch wie angemessen? Hervorragend. Vergessen Sie nicht die besten Wünsche für die Zukunft aller, und kontrollieren Sie selbstkritisch, ob die Formulierungen das richtige Maß haben. Also nicht zu knapp, aber auch kein Roman. Dann darf die Mail in Kürze Richtung Postausgang wandern.

Der Verteiler-Check

In einer kleinen Firma sollte die Abschiedsmail an alle gehen. Allein um falsche Interpretationen zu vermeiden. In allen anderen Fällen sollte man an das Blind-Carbon-Copy-Feld denken, besser bekannt unter dem Kürzel BCC. Damit vermeidet man, dass die Verteilerliste von Anderen einer kritischen, allzu neugierigen Prüfung unterzogen wird. Apropos Prüfung: Checken Sie selbst die Rechtschreibung. Einmal zu viel ist besser als einmal zu wenig. Alles bestens? Dann ab die Post. Freuen Sie sich auf positive Reaktionen. Manche unerwartet. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei allem, was sie sich danach vorgenommen haben.

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